Whistleblowing Hinweisgebersystem

Das KINAST Whistleblowing Hinweisgebersystem ist unsere Lösung für Unternehmen, die ein rechtskonformes Meldesystem entsprechend dem Hinweisgeberschutzgesetz bereitstellen und zum eigenen Vorteil nutzen möchten

Aufgrund der EU-Whistleblowing-Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz sind viele Unternehmen, Organisationen und Behörden in der Pflicht, ein Hinweisgebersystem für Whistleblower zur Verfügung zu stellen.

Mit unserer Whistleblower-Hotline als Service unterstützen wir Sie dabei, alle rechtlichen Vorgaben schnell und einfach zu erfüllen und die unternehmerischen Vorteile eines Hinweisgebersystems für sich ausschöpfen zu können:

Ist eine Whistleblower Hotline Pflicht? Wer sollte reagieren – und wer muss?

1. Rechtspflicht aus EU-Whistleblower-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz

Die Whistleblowing-Richtlinie der EU und das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichten alle öffentlichen und privaten Unternehmen ab einer Größe von 50 Mitarbeitern, rechtskonforme Hinweisgebersysteme für Whistleblower einzurichten:

• Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz haben ab Juni 2023 eine interne Meldestelle für Hinweisgeber verpflichtend einzuführen.
• Mit einer Übergangszeit von 6 Monaten, d.h. spätestens bis zum 17. Dezember 2023, sind auch Unternehmen mit einer Beschäftigtenzahl zwischen 50 und 249 verpflichtet, ein Hinweisgebersystem bereitzustellen.
• Unabhängig von der Beschäftigtenzahl werden Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Datenbereitstellungsdienste, Börsenträger und Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) verpflichtet, eine interne Meldestelle für Whistleblower einzurichten.
• Weiterhin sind auch öffentliche Einrichtungen, Verwaltungsbehörden, sowie Kommunen ab 10.000 Einwohnern in der Pflicht, eine Whistleblower Hotline einzuführen.

2. Wettbewerbsvorteile und Mehrwert durch eine Whistleblower-Hotline

Unabhängig von einer gesetzlichen Verpflichtung empfehlen wir unseren Mandanten nicht nur aus Gründen umfassender Compliance, sondern auch aufgrund der damit verbundenen unternehmerischen Vorteile, ein Hinweisgebersystem für Whistleblower bereitzustellen.

Nicht zuletzt aufgrund der zahlreichen Skandale und Unternehmenskrisen der letzten Jahre, von Wirecard über Dieselgate zu Panama Papers und Cum-Ex-Affäre, erkennen immer mehr Unternehmen und Organisationen den Sinn interner Meldekanäle für Whistleblower:

• Ein Hinweisgebersystem dient den Mitarbeitern eines Unternehmens, aber auch seinen Lieferanten, Auftragsnehmern, Geschäftspartnern, Kunden, Anteilseignern und anderen Stakeholdern als vertraulicher Kommunikationskanal, um sicher und diskret auf Missstände oder ein Fehlverhalten hinweisen zu können – anstatt sich damit über externe Kanäle an Behörden oder die Öffentlichkeit und Medien zu wenden.
• Das Unternehmen hat dann die Möglichkeit, schnell und direkt darauf zu reagieren und die Situation intern zu handhaben, ohne viel Aufsehen in der Presse oder auf Social Media zu erregen.
• Rechtsverstöße können „minimalinvasiv“ beseitigt oder von vornherein vermieden werden. Dies reduziert Haftungsrisiken und kann Schaden abwenden – und ermöglicht einen kontinuierlichen Optimierungsprozess.

Hinweisgeber sind Frühwarnsysteme und damit die erste Verteidigungslinie in jeder Organisation, denn vor allem die eigenen Mitarbeiter sind die Augen und Ohren vor Ort und erkennen viele Dinge auch früher als es z.B. computergestützte Systeme oder Algorithmen könnten.

Laut einer Studie der renommierten Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) aus dem Jahr 2020, die über 2500 Fälle von Wirtschaftsstraftaten zu Lasten von Unternehmen untersuchte (die zu einem Gesamtschaden von 3,6 Milliarden US-Dollar führten), sind 46% der Fälle durch Hinweise entdeckt worden (mehr als dreimal so viel, wie durch die nächsthäufige Quelle, die Interne Revision, mit 15%). Die Hälfte der Hinweise kamen von Mitarbeitern, 22% von Kunden und 11% von Absatzmittlern. Diese Zahlen sprechen deutlich für die Effektivität einer Whistleblower Hotline.

Wandel zu einer neuen Unternehmens-Kultur und Awareness

Unabhängig von einer Rechtspflicht birgt dieses Compliance-Tool nicht zu unterschätzende Vorteile, daher haben Unternehmen ein ureigenes Interesse daran, dass interne Hinweise sie erreichen können, indem Sie

• eine entsprechende Kultur und Awareness schaffen
• sichere, vertrauenswürdige Whistleblowing-Meldekanäle anbieten und
• die Funktion des Meldesystems auf sinnvolle Weise klar und wiederholt innerhalb und außerhalb des Unternehmens kommunizieren.

Als essentielles Element des Hinweisgeberschutzes sichern die Unternehmen entsprechend der Richtlinie darüber hinaus zu, dass Whistleblowern keine Repressalien oder andere negative Konsequenzen drohen. Im Gegenteil, Hinweisgeber sollen ermutigt, ja sogar incentiviert werden. Die Unternehmen begrüßen somit ausdrücklich das Engagement ihrer Mitarbeiter, aktiv bei der Verbesserung von Prozessen und dem Aufdecken von blinden Flecken oder unethischem und schädigendem Verhalten mitzuwirken.

Das Melden von Hinweisen ist ein neuer Aspekt einer modernen Unternehmenskultur – und ist heute nicht mehr als Denunziantentum, sondern als positives Mitwirken zu verstehen.

Was sind die rechtlichen Anforderungen der Whistleblower-Richtlinie?

Unternehmen und Organisationen stehen nun vor der Herausforderung, die Anforderungen aus der Richtlinie korrekt umzusetzen, d.h.:

• Bereitstellung interner schriftlicher und mündlicher Meldekanäle, die uneingeschränkt zugänglich sein müssen
• Etablierung eines standardisierten Verfahrens zur Bearbeitung eingehender Meldungen
• Einhaltung der Informationspflichten gegenüber Hinweisgebern
• korrekte und datenschutzkonforme Dokumentation aller eingehenden Meldungen und der Bearbeitungsschritte
• bei einem unternehmensintern betreuten Meldesystem ist sicherzustellen, dass eingehende Meldungen vor dem Zugriff unbefugter Mitarbeiter geschützt sind und Interessenkonflikte vermieden werden
• regelmäßige Schulungen und Auffrischungen der verantwortlichen Mitarbeiter

Welche „Stolpersteine“ dürfen Sie nicht übersehen?

Neben den oben genannten Aspekten, die auf der Hand liegen, weil sie an vielen Stellen besprochen werden, gibt es noch einige weitere Anforderungen und Fragen, die scheinbar oft übersehen oder gern auch bewusst „unter den Tisch fallen gelassen“ werden:

1. Persönliche Zusammenkunft möglich?

Ist eine persönliche physische Zusammenkunft mit dem Hinweisgeber in einem angemessenen Zeitraum möglich? Die Richtlinie verlangt diese Option neben den anderen Meldekanälen. Bei Anbietern rein digitaler Meldesysteme wird dies in der Regel nicht der Fall sein.

2. Kompetenz der Fallbearbeiter?

Weiterhin stellt sich – bei unternehmensintern betreuten Meldesystemen, aber auch bei manchen gewerblichen Anbietern – die Frage, ob die zuständigen Fallbearbeiter die erforderliche persönliche Kompetenz besitzen, um Hinweise wirklich korrekt bearbeiten zu können – sowohl fachlich / juristisch, wie auch hinsichtlich des nötigen psychologischen „Fingerspitzengefühls“ im Umgang mit vorsichtigen oder ängstlichen Hinweisgebern.

Häufig sind für die Bearbeitung auch umfassende juristische Kenntnisse erforderlich, da sich bei den Meldungen unterschiedliche Implikationen verschiedenster Rechtsgebiete zeigen können (z.B. Arbeitsrecht, (Wirtschafts-)Strafrecht, etc.) und qualifiziert bewertet werden müssen.

3. Große Kommunikationskomponente

Die Möglichkeiten der internen und externen Meldekanäle müssen laut Whistleblower-Richtlinie klar und verständlich an die Mitarbeiter wie auch nach außen an Geschäftspartner und Dritte kommuniziert werden. Die Erfüllung dieser Kommunikationskomponente durch wiederholte Information der Stakeholder über alle geeigneten Kanäle ist eine essentielle, nicht zu unterschätzende Voraussetzung für die Effektivität des gesamten Meldesystems.

Unsere Lösung: das KINAST Hinweisgebersystem

Das von uns bereitgestellte und betreute Hinweisgebersystem ist auf die vollumfängliche Erfüllung der gesetzlichen Pflichten und Anforderungen zum Whistleblower-Schutz zugeschnitten, die sich aus der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz ergeben.

Der Leistungsumfang:

Entsprechend den rechtlichen Anforderungen bieten wir Ihnen mit dem KINAST Meldesystem folgende Elemente:

1. Rechtsanwalt als Ombudsperson und designierter Ansprechpartner

• Einer unserer Rechtsanwälte wird als unabhängige Ombudsperson mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut (anwaltliche Ombudspersonen gelten als „interne Stelle“ im Sinne der Richtlinie)
• als für ihr Unternehmen designierter Ansprechpartner ist er für die inhaltliche Bewertung von Meldungen und Entscheidungen über ein sich anschließendes weiteres Vorgehen verantwortlich
• er wird unterstützt durch ein festes Team aus Compliance-erfahrenen Kollegen unseres Hauses

2. Einrichtung und Betrieb der erforderlichen internen Meldekanäle

• Qualifiziert besetzte Telefonhotline (außerhalb der Bürozeiten mit einer Voicebox ausgestattet für Verfügbarkeit 24/7)
• Individualisiertes E-Mail-Postfach (auf ihre Organisation gebrandet) mit werktäglichem Monitoring
• Erreichbarkeit auf dem Postweg als externe, diskretere Alternative zu einem unternehmensinternen „Beschwerde-Briefkasten“ (diese werden oft gemieden, da man beim Einwurf beobachtet werden könnte)
• Ermöglichung eines persönlichen „physischen“ Treffens auf Wunsch des Hinweisgebers innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens
  (Hiermit heben wir uns regelmäßig von Anbietern rein digitaler Meldesysteme ab, die dieses rechtliche Erfordernis in der Regel nicht erfüllen können und es daher gern unerwähnt lassen.)

3. Bearbeitung und Weiterverfolgung eingegangener Meldungen

• Filterung und Prüfung der eingegangenen Meldungen auf Plausibilität. Wir überprüfen, ob eine Meldung begründet ist, d.h. ob der eingegangene Hinweis hinreichend konkret und glaubhaft ist.
• Inhaltliche und juristische Bewertung der Sachverhaltselemente
• Einleitung des Bearbeitungsprozesses und Ergreifen von Folgemaßnahmen
• Bei alledem entsprechen wir der gesetzlichen Anforderung, mit der Identität der meldenden Person vertraulich umzugehen und auf Wunsch deren Anonymität vollständig zu wahren.
• Rechtzeitige Rückmeldung an die hinweisgebende Person über den Eingang der Meldung, das Ergebnis der Untersuchung und eventueller Zwischenstände.
• Rechtskonforme Dokumentation der eingehenden Meldungen und des Bearbeitungsprozesses.

4. Information / Awareness

• Wir erarbeiten ein für Ihre Organisation passendes Kommunikationskonzept, das eine effektive Information der internen und externen Stakeholder durch Nutzung der bekannten und gewohnten Kommunikationskanäle sicherstellt.
  • Die verschiedenen Möglichkeiten der Kontaktaufnahme (Meldekanäle) sowie die zuständige Ombudsperson nebst Team werden den Mitarbeitern Ihrer Organisation kommuniziert.
  • Insbesondere werden auch Sinn und Zielsetzung des Whistleblowing-Systems bekannt gemacht, um dessen Akzeptanz und Inanspruchnahme zu fördern
  • Weiterhin ist die leicht zugängliche Information über das Hinweisgebersystem nach außen an Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner etc. rechtlich erforderlich und wird von uns sichergestellt.

Die Vorteile unseres Hinweisgebersystems als „externer Service“:

Minimaler Aufwand

Wir liefern Ihnen die komplette technische und rechtliche Umsetzung, d.h. Einrichtung und Betrieb des Meldesystems. Und wir unterstützen sie bei der Kommunikation des Hinweisgebersystems in Ihrer Organisation.

Wir nehmen vertraulich die Hinweise für Sie entgegen, filtern und bewerten sie inhaltlich und rechtlich und prüfen sie auf Plausibilität. Erst dann berichten wir an die Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen und beraten zum weiteren Vorgehen. Ihre internen Ressourcen werden maximal geschont. Interessenkonflikte werden vermieden.

Es besteht keine Notwendigkeit für regelmäßige Schulungen von intern zuständigen Mitarbeitern, für Schutzvorkehrungen vor unbefugten Zugriffen auf Meldungen, etc.. Sie müssen keine neuen Systeme und Strukturen im Unternehmen schaffen. Wir bieten Ihnen einen externen, vollständig betreuten Service.

Wir handhaben alles, Sie haben nur minimalen Aufwand im Fall einer begründeten Meldung.

Maximales Vertrauen und Sicherheit

Durch das Kinast Meldesystem haben Ihre Mitarbeiter und Stakeholder die Gewissheit, dass sie Fehlverhalten im Unternehmen auf sichere und vertrauliche Weise melden können.

Als unabhängige Ombudsperson besitzen wir eine natürliche Distanz zum Unternehmen, Interessenkonflikte werden von vornherein vermieden. Wir beraten unparteiisch beide Seiten des Streitfalls und wirken auf eine Lösung hin. Als Berufsgeheimnisträger genießen wir Vertrauen und handeln mit höchster Integrität und Diskretion. Hinweisgeber können sich sicher sein, dass ihre Informationen die Organisation erreichen, die eigene Identität aber auf Wunsch gewahrt bleibt, so wie von der Whistleblower-Richtlinie gefordert.

Die Bearbeitung und Dokumentation von Meldungen erfolgt rechtlich und sachlich korrekt und datenschutzkonform. Sie genießen höchste Rechtssicherheit.

Unsere Garantie

Mit Nutzung des KINAST Hinweisgebersystems ist sichergestellt, dass rechtskonform, zeitnah und angemessen auf Meldungen reagiert wird und diese effektiv und qualifiziert bearbeitet werden.

Wenn Meldungen einfach „verpuffen“, ist dies demotivierend für die Hinweisgeber und dann werden wieder externe Kanäle genutzt. Whistleblower müssen den internen Meldekanälen in punkto Sicherheit UND Effektivität vertrauen können. Mit einem erfahrenen Rechtsanwalt als verantwortlichem Ansprechpartner für Ihre Stakeholder, der Hinweise mit der standesgemäßen Verschwiegenheitspflicht, Fachkenntnis, Objektivität und Integrität handhabt, ist dies in höchstem Maße gegeben.

Wir gewährleisten Whistleblowern größtmöglichen Schutz in einem sicheren, vertrauensvollen Umfeld.

Transparente Preisgestaltung

Das von uns betreute Hinweisgebersystem erhalten Sie je nach Unternehmensgröße bereits ab einer fixen Pauschale von 150,- €/Monat (zzgl. 19% USt.). Gerne übersenden wir Ihnen ein individuelles Angebot.

FAQ

Interesse?

Mit dem KINAST Hinweisgebersystem erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen und stellen ein wirksames Meldesystem bereit, das Vertrauen erweckt und zuverlässig betreut wird.

Als Spezialisten im Bereich Datenschutz und Compliance beraten wir Sie auch weit über die Bereitstellung des Meldesystems hinaus und stehen Ihnen jederzeit bei Fragen und Problemstellungen zur Verfügung.