KINAST Datenschutzlösungen

Externer Datenschutzbeauftragter

Erfahren Sie, warum ein externer Datenschutzbeauftragter von entscheidender Bedeutung für Sie ist und wie er Ihr Unternehmen dabei unterstützt, den Datenschutz zu wahren und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Was ist ein "Externer" Datenschutzbeauftragter?

Datenschutzbeauftragte sind in Unternehmen die erste Anlaufstelle bei allen Fragen, die im Zusammenhang mit der Einhaltung des Datenschutzrechts aufkommen. Ebenso stellen Datenschutzbeauftragte sicher, dass ein Unternehmen mit all seinen rechtlichen Verpflichtungen in Bezug auf die DSGVO und den Datenschutz auf dem Laufenden bleibt. In dieser Hinsicht sind sie auch dafür verantwortlich, Lösungen für alle Probleme im Zusammenhang mit der Einhaltung der Vorschriften zu finden – seien sie technischer oder anderer Art.

Externe Datenschutzbeauftragte (DSB) arbeiten häufig sowohl mit Unternehmen als auch mit Behörden zusammen und tragen so zum Schutz und zur Verwirklichung aller Grundrechte bei. Dazu gehören beispielsweise das Abwenden eines potenziellen Ansehensverlusts oder die Vermeidung extremer finanzieller Belastungen. Darüber hinaus stärken externe Datenschutzbeauftragte das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitern in die Datenerhebung und -verarbeitung des jeweiligen Unternehmens.

Qualifizierte externe DSB helfen Unternehmen dabei, die mit Datenschutzverletzungen verbundenen Risiken zu mindern. Diese Tätigkeit muss in hohem Maße transparent und jederzeit nachvollziehbar sein.

Die Anforderung, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, ist nicht nur ein wichtiger Aspekt der DSGVO, sondern darüber hinaus gesetzlich vorgeschrieben.

Karsten Kinast

Unser Konsultationsprozess

Vorstellung Ihres Unternehmens und Bekanntmachung von KINAST sowie aller relevanten Ansprechpartner. Besprechung des aktuellen Datenschutzaufbaus und der wichtigsten Datenschutzthemen.

Durchführen eines Datenschutz-Audits vor Ort oder anhand von Fragebögen, um den aktuellen Datenschutzstatus Ihres Unternehmens zu bewerten.

Dokumentation des aktuellen Datenschutz-Stands und gegebenenfalls Festlegen weiterer erforderlicher Maßnahmen.

Durchführen aller im Rahmen des Datenschutz-Audits ermittelten notwendigen Maßnahmen.

Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten und fortlaufende Beratung ab dem ersten Tag.

Aufgaben und Pflichten eines externen DSB im Überblick

Der externe Datenschutzbeauftragte hat ein breites Aufgabenfeld. Er übernimmt die Rolle eines Vermittlers und ist Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörde. Im Rahmen dessen sorgt der externe DSB dafür, dass die Aufsichtsbehörde alle notwendigen Unterlagen und Informationen erhält, um ihre Untersuchungs-, Berichtigungs-, Genehmigungs- und Anhörungsbefugnisse wahrzunehmen.

Darüber hinaus ist der externe DSB auch Ansprechpartner für betroffenen Personen und steht als Gesprächspartner im Unternehmen zur Verfügung. Die in Ihrem Unternehmen für die Datenverarbeitung Verantwortliche Person bleibt weiterhin für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften verantwortlich, der Externe Datenschutzbeauftragte wirkt lediglich auf die Einhaltung hin und hat keine weiteren Entscheidungsbefugnisse.

Um die Datenschutzaufgaben in vollem Umfang wahrnehmen zu können, muss der DSB gemäß Artikel 38 Absatz 1 DSGVO "ordnungsgemäß und rechtzeitig in alle Fragen einbezogen werden, die den Schutz personenbezogener Daten betreffen". 38 (1) DSGVO. In Übereinstimmung mit Art. 38 (3) 3 DSGVO ist der DSB nicht weisungsgebunden und direkt der höchsten Führungsebene unterstellt.

Wie gewährleisten wir den Datenschutz in Ihrem Unternehmen?

Um eine stringente Ausführung unserer Aufgabe als Ihr externer Datenschutzbeauftragter zu gewährleisten, haben wir ein Konzept entwickelt, das auf unserem Drei-Punkte-Plan für den Datenschutz basiert.

Im ersten Schritt führen wir eine Risikobewertung in Ihrem Unternehmen durch. Die Risikobewertung führen wir entweder vor Ort oder per Fernzugriff durch. Auf der Grundlage der Ergebnisse erstellen wir einen Bericht, der den Grad der Einhaltung der Datenschutzstandards dokumentiert. Darüber hinaus zeigt der Bericht eventuelle Schwachstellen auf, schlägt geeignete Maßnahmen zur Behebung der Schwachstellen vor, definiert Verantwortlichkeiten und legt einen Zeitplan für die Umsetzung dieser Maßnahmen fest.

Im nächsten Schritt setzen wir die Maßnahmen um, die wir im Rahmen der Risikobewertung identifiziert haben. Dabei wird großer Wert darauf gelegt, Ihre internen Ressourcen so wenig wie möglich zu binden.

Nicht zuletzt unterstützen wir als externer Datenschutzbeauftragter Ihr Unternehmen permanent in allen Belangen des Datenschutzes. So sorgen wir für eine kontinuierliche Einhaltung der gesetzlichen Standards, die Anpassung der Verfahren an die Anforderungen neuer Gesetze und die Berücksichtigung aktueller Änderungen in den internen Prozessen.

Welche Qualifikationen benötigt ein externer Datenschutzbeauftragter?

Die Anforderungen an einen externen DSB reichen von speziell erworbenen persönlichen und fachlichen Qualifikationen über umfassende Kenntnisse der Aufgaben und Dienstleistungen der Unternehmen bis hin zu weiteren allgemeinen Anforderungen an die Berufsausübung. Externe DSB müssen nicht nur über die genannten erforderlichen Qualifikationen verfügen, sondern auch in der Lage sein, diese angemessen einzusetzen. Ebenso müssen sie erkennen, wenn besondere berufliche Qualifikationen zur Umsetzung einer Aufgabe erforderlich sind und diese anwenden.

 

Weitere Qualifikationen und Anforderungen an einen externen Datenschutzbeauftragten im Überblick:

Gemäß Art. 37 (5) DSGVO darf nur derjenige zum DSB bestellt werden, der über die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderliche Sachkunde und Zuverlässigkeit verfügt.

Gemäß Art. 38 (6) DSGVO sind solche Personengruppen ausgeschlossen, deren Tätigkeit als DSB zu Interessenkonflikten führen kann. Dies betrifft insbesondere die Geschäftsführung, Leiter der IT-Abteilung und andere Personen in ähnlichen Positionen, deren Neutralität nicht gewährleistet werden kann. Dies ist zu bedenken, wenn Sie entscheiden, weshalb Sie einen externen DSB bestellen sollten.

Warum sollte ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden?

Ein externer Datenschutzbeauftragter kann eine wichtige Ergänzung für jedes Unternehmen sein, da er dazu beiträgt, die Abläufe zu entwickeln und zu optimieren und gleichzeitig die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu gewährleisten.

Die Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten bietet eine Reihe von Vorteilen – wie Synergieeffekte mit anderen Unternehmen und IT-Anwendungen, die Aufrechterhaltung des Kontakts mit der Aufsichtsbehörde und ein höheres Maß an Datenschutzkonformität. Ebenjene Vorteile können Ihr Unternehmen besser vor Behördlichen Anordnungen und Geldbußen schützen.

Die Auslagerung des Datenschutzes kann darüber hinaus Kosten sparen, so dass sich Ihre Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren können. Die Entscheidungen eines externen Datenschutzbeauftragten sind stets neutral und basieren ausschließlich auf dem geltenden Recht.

Mit der Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten wird auch die Haftung für die Rechtskonformität der internen Prozesse übernommen. Durch das Fehlen eines besonderen Kündigungsschutzes bleiben Sie flexibel und können sich problemlos aus der vertraglichen Bindung lösen.

Warum ist KINAST die beste Wahl für einen externen Datenschutzbeauftragten?

Warum ist KINAST die beste Wahl für einen externen Datenschutzbeauftragten?

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Sie KINAST als Ihren externen Datenschutzbeauftragten wählen sollten: 

Expertise

Wir sind ein erfahrenes Team von Juristen mit langjähriger Erfahrung und Kenntnissen im Datenschutzrecht, in der Datensicherheit und als behördliche Datenschutzbeauftragte.

Praxiserfahrung

Aufgrund langjähriger Praxiserfahrung kennen wir Unternehmen "von innen". Umgangssprachlich ausgedrückt, sollten Sie "leben können, was wir beraten".

IT Affinität

Unabhängig von bestehenden oder neuen IT-Systemen verfügen unsere Anwälte über ein tiefes technisches Verständnis und beraten Sie entsprechend.

Kostentransparenz

Wir arbeiten auf der Grundlage fester Stundenkontingente und halten die Preise einfach und überschaubar.

Garantierte Rechtssicherheit

Wir sind nicht nur hervorragende Datenschützer, sondern auch erfahrene Anwälte.

Individuelle Lösungen

Wir arbeiten nicht "von der Stange", sondern bieten maßgeschneiderte Konzepte, speziell für Ihr Unternehmen.

Effiziente Organisation und Kommunikation

Bei unseren Lösungen legen wir großen Wert auf offene Kommunikation, transparentes Projektmanagement und definierte Ziele.

Ausarbeitung von Rechtsdokumenten

Wir entwerfen Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, Zustimmungs- und Verpflichtungserklärungen, Verfahrensverzeichnisse und Verträge für das Tagesgeschäft.

Personalität und Kontinuität

Wir stellen Ihnen nicht irgendeine Ressource zur Verfügung, sondern den richtigen Kollegen für Sie - dauerhaft und ohne unangenehme Wechsel.

Externer Datenschutzbeauftragter xDSB

Bereit, die Verantwortung für den Datenschutz an einen externen Datenschutzbeauftragten zu übergeben?

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie wir Ihr Unternehmen in Fragen des Datenschutzes und der Datenschutz-Compliance unterstützen können. Wir sind Ihr vertrauenswürdiger Partner für externe Datenschutzbeauftragte und Datenschutz. 

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Häufig gestellte Fragen

Wir wissen, dass viele Kunden noch Fragen zu den Dienstleistungen und Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten haben. Nachfolgend haben wir einige der am häufigsten gestellten Fragen beantwortet. Wenn Sie spezifischere oder spezielle Fragen haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Einer unserer Anwälte oder Datenschutzbeauftragten wird sich schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Die Verpflichtung zur Bestellung eines DSB gilt, wenn ein Unternehmen eine Tätigkeit nach Art. 37 (1) DSGVO ausübt. Diese Tätigkeiten erfordern eine besondere Kontrolle des Datenschutzes. Art. 37 (1) Abs. a-c DSGVO regelt die Bedingungen, unter denen eine solche besondere Kontrolle erforderlich ist.

Die Bestellung eines DSB ist obligatorisch:

  • wenn die Verarbeitung durch eine öffentliche Behörde oder Einrichtung erfolgt,
  • wenn die Kerntätigkeit des für die Verarbeitung Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, die aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfassende, regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Personen erfordern, oder
  • wenn die Kerntätigkeit des für die Verarbeitung Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters darin besteht, in großem Umfang besondere Kategorien von Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne von Art. 10 DSGVO.
    In Deutschland zum Beispiel muss nach § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ein DSB bestellt werden, wenn:
  • in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind,
    die verantwortliche Stelle oder der Auftragsverarbeiter einer Datenschutzfolgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegt, oder
    personenbezogene Daten zum Zwecke der Übermittlung, der anonymen Übermittlung oder zu Zwecken der Markt- und Meinungsforschung verarbeitet werden.

Auch wenn Art. 37 (1) Abs. a-c DSGVO nicht anwendbar ist, kann ein DSB auf freiwilliger Basis bestellt werden. Die Bestimmungen des vierten Abschnitts der DSGVO gelten auch für die freiwillige Bestellung.

Art. 37 (6) DSGVO erlaubt die Bestellung eines internen Datenschutzbeauftragten innerhalb des Unternehmens sowie eines externen Datenschutzbeauftragten. Es ist daher Sache der Unternehmen zu entscheiden, ob sie einen internen oder externen DSB bestellen wollen, je nach ihrem internen Fachwissen und den verfügbaren Ressourcen.

Ja, Art. 37 (2) DSGVO erlaubt ausdrücklich die Ernennung eines DSB für die gesamte Unternehmensgruppe – vorausgesetzt, der DSB ist von jeder Niederlassung aus leicht erreichbar. KINAST erbringt bereits Dienstleistungen als externer DSB für eine große Anzahl internationaler Gruppen und Konzerne.

Je nach Größe des Unternehmens oder der Art der zu verarbeiteten Daten sind auch kleinere Unternehmen, die komplexe Datenverarbeitungsvorgänge durchführen (und deren Tätigkeiten daher datenschutzrechtlich besonders hohe Aufmerksamkeit verdienen), gesetzlich verpflichtet, einen DSB zu bestellen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen in dieses Profil passt, wenden Sie sich bitte an uns, um weitere Informationen zu erhalten. Wir beraten Sie gerne!

Ja, gemäß Art. 83 (4) Abs. a DSGVO ist eine Geldbuße von 10.000.000 € oder 2 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes (je nachdem, welcher Wert höher ist) möglich.

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Bitte teilen Sie uns hier einige Details zu Ihrem Unternehmen mit. So können wir Ihre Anfrage dem passenden Experten Ihren Bedürfnissen entsprechend zuweisen.

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