Mitarbeiter- und Bewerberdatenschutz
Die gesetzeskonforme Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben bei der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung von Mitarbeiter- und Bewerberdaten durch Unternehmen stellt einen besonders wichtigen Bereich des Datenschutzrechts dar. Zum einen steigt die Sensibilität von Mitarbeitern und Bewerbern seit einigen Jahren beträchtlich, zum anderen verlangt der Gesetzgeber mit den kürzlich erfolgten Neuregelungen des Beschäftigendatenschutzes im Bundesdatenschutzgesetz (insbesondere § 26 BDSG neu) sowie weiteren anstehenden Initiativen besondere Aufmerksamkeit von Unternehmen für dieses Thema.
Weiterhin wird der Einhaltung des Mitarbeiter- und Bewerberdatenschutzes aufgrund der regelmäßig als besonders sensibel einzustufenden Daten insbesondere von Betriebsräten mit besonderem Augenmerk nachgegangen.
Wie wir Sie unterstützen:
Vielfältiger Rechtsrahmen
Die rechtskonforme Umsetzung des Mitarbeiterdatenschutzes stellt sich denkbar komplex dar: Zum einen sind die rechtlichen Rahmenbedingungen in mehreren allgemeinen sowie bereichsspezifischen Gesetzen verankert. Zum anderen sind sie auch in möglicherweise vorhandenen unternehmenseigenen Betriebsvereinbarungen zu finden.
Eine ihre Unternehmensprozesse schonende Umsetzung dieser rechtlichen Rahmenbedingungen ist entscheidend für Ihr Unternehmen – und zwar hinsichtlich der Effizienz Ihrer Kernaktivitäten, aber auch im Hinblick auf das Verhalten und die Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Vielfältige Regelungsbereiche
Im Zuge dessen existieren eine Menge an regelungsbedürftigen Abläufen und Prozessen in einem Unternehmen, innerhalb derer personenbezogene Daten der Beschäftigten verarbeitet werden und die viel zu häufig in „historisch gewachsenen“ Bahnen verlaufen, anstatt Gegenstand einer klaren und rechtskonformen Regelung zu sein, die die Arbeitseffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit steigert und gleichzeitig Streitpotential verhindert.
Zu nennen sind hier insbesondere folgende Themenfelder:
- Privatnutzung von E-Mail, Internet, Telefon/-Fax und Mobiltelefonen sowie Smartphones
- Einsatz von Social-Media-Plattformen
- Personalakten-Verwaltung (elektronisch und papiergebunden)
- Handling von Bewerberdaten
- Elektronische Zeiterfassung
- Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
- Videoüberwachung am Arbeitsplatz
- Überwachung von Firmenfahrzeugen mittels GPS
- Performance Management
- Mitarbeiteranleitungen im Call-Center
- usw.
Vielfältige Praxis
Eine weitere Herausforderung besteht bei diesen Themen oft auch in der Verknüpfung mit anderen datenschutzrelevanten Aspekten wie etwa der Auftragsdatenverarbeitung (z.B. Payroll-Outsourcing), dem Datenaustausch innerhalb eines Konzernes (z.B. Rechenzentrumsdienstleistungen und User-Helpdesk als Shared-Services) sowie internationaler Datentransfers (z.B. Personalverwaltung durch ein ausländisches Mutterunternehmen).
Vielfältige Risiken – vielfältige Chancen
Insgesamt handelt es sich beim Mitarbeiterdatenschutz also um ein groß angelegtes Feld mit vielen möglichen Schwachstellen, bei welchem die Risikominimierung deutlich zu priorisieren ist. Denn gerade hier wäre ein Missbrauch bei der Verarbeitung personenbezogener Daten besonders nachteilig für die Darstellung eines Unternehmens bei Gesellschaftern, Kunden, aktuellen sowie künftigen Mitarbeitern und im schlechtesten Fall auch in Bezug auf eine entsprechend kritische Berichterstattung in den örtlichen oder sogar überörtlichen Medien. Guter Datenschutz hingegen steigert Ihre Reputation als moderner Arbeitgeber und vertrauensvoller Dienstleister.
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